OK-Matkojen asiakasrekisteri

1.      Rekisterinpitäjä

OK-Matkat Oy
Hämeentie 31 A
00500 HELSINKI
puh. 09 2510 2050 (vaihde) 

2.      Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Peter Forsström
puh. 040 501 5381 (suora)
sähköposti: etunimi.sukunimi@okmatkat.fi

3.      Rekisterin nimi

OK-Matkojen asiakasrekisteri

4.      Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Kerättyjä tietoja käytetään matkavarauksen tekemiseen, matkapalveluiden toimittamiseen asiakkaalle, laskuttamiseen sekä asiakassuhteen hoitoon kuten tiedottamiseen ja palautteen keräämiseen.

5.      Rekisterin tietosisältö

Sähköiseen asiakasrekisteriin tallennettavat tiedot:

• Yritysasiakkailla yrityksen nimi ja osasto
• Etunimi
• Sukunimi
• Lähiosoite
• Postiosoite
• Maa
• Puhelinnumero
• Sähköpostiosoite
• Varattuun matkaan liittyvät tiedot
• Syntymäaika, jos kyseessä on laivamatka
• Passin numero, jos kohdemaan viranomaiset edellyttävät tätä tietoa 

Matkustajien täyttämät asiakaspalautelomakkeet muodostavat asiakasrekisterin alirekisterin.  Paperimuotoisia lomakkeita säilytetään lukitussa paikassa rajallinen aika, kunnes palautteet on saatu tallennettua, minkä jälkeen ne hävitetään tietoturvallisesti. Palautteiden tallentamisen jälkeen vastauksia ei voi yhdistää henkilöihin. Lomakkeissa annettuja henkilötietoja ei tallenneta sähköisiin rekistereihin. Lomakkeessa kysytyt tiedot ovat:

• Nimi
• Osoite
• Postinumero
• Postitoimipaikka
• Puhelin
• E-mail
• Syntymävuosi
• Matkakohde
• Matka-ajankohta
• Hotelli
• Lentoyhtiö

 6.      Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakas antaa OK-Matkoille tiedot matkavarauksen yhteydessä. Tiedot kerätään sähköisesti yrityksen verkkosivuilla tai asiakaspalveluun liittyvissä tilanteissa.

7.      Tietojen säännönmukaiset luovutukset

OK-Matkat luovuttaa asiakkaiden henkilötietoja matkatuotantoon liittyville yhteistyökumppaneille kuten lento- ja laivayhtiöille, hotelleille ja viranomaisille. OK-Matkat edellyttää sekä kotimaisilta että ulkomaalaisilta kumppaneiltaan sitoutumista EU tietosuoja-asetuksen mukaisiin toimintatapoihin.

8.      Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Kun matkakohde on EU:n tai ETA:n ulkopuolella, OK-Matkat lähettää matkustajien tietoja kohdemaan yhteistyökumppaneille. Tietoja lähetetään vain siinä laajuudessa, joka on matkan järjestämisen kannalta välttämätöntä.

9.      Rekisterin suojauksen periaatteet

Asiakasrekisterin tiedot sijaitsevat sähköisessä rekisterissä.

• Rekisterin tietoihin on pääsy vain OK-Matkojen henkilökunnalla
• Rekisteriin kirjautuminen vaatii käyttäjäkohtaisen tunnuksen ja salasanan
• Rekisterin järjestelmätoimittajan kanssa on tehty tietosuoja- ja salassapitosopimus

Paperimuotoisia asiakaspalautelomakkeita säilytetään lukitussa paikassa.

10.  Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa tiedot, jotka OK-Matkat on hänestä kerännyt ja tallentanut. Asiakas voi pyytää jäljennöksen tiedoistaan ottamalla yhteyden rekisterin yhteyshenkilöön. Tietojen pyytäjän tulee käydä todistamassa henkilöllisyytensä OK-Matkojen konttorilla ennen tietojen luovuttamista.

11.  Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää OK-Matkoja muuttamaan hänen henkilötietojaan tai poistamaan niitä. Rekisteröity voi myös pyytää OK-Matkoja poistamaan kaikki häntä koskevat henkilötiedot rekistereistään.

12.  Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtoa OK-Matkoista toiseen järjestelmään koneluettavassa muodossa. Tällöin OK-Matkat toimittaa henkilötiedot määrämuotoisessa Microsoft Excel –tiedostossa, josta ne voidaan koneellisesti lukea toiseen järjestelmään.